- Ort der Kontakte
- Ort der Information
- Ort der Organisation und
Verwaltung
Ort der Kontakte
Das Pfarrbüro ist ein wichtiger Ort der Begegnung von
Menschen, die fröhlich sind oder traurig, die mit ihren Ängsten, Sorgen und ihrem
Vertrauen kommen. Das Publikum eines Pfarrbüros ist gemischt von Nichtsesshaften bis zu
Akademikern, von Kindern bis zu alten Menschen. Das Pfarrbüro ist wie die
"Drehscheibe" der Pfarrgemeinde:
Da kommen Eltern, die ihr Kind anmelden zur Taufe, Erstkommunion, Firmung oder zu Freizeiten;
junge Paare, die heiraten möchten; Trauernde, die einen Sterbefall haben; Angehörige, die Messen
bestellen in einem besonderen Anliegen oder Menschen, die in Not geraten sind und Hilfe erwarten, ...
Für diese Menschen ist die Pfarrsekretärin die erste Kontaktperson, die Besucher an- und
ernst nimmt
mit ihrem Anliegen
ihnen zuhört
mit ihnen Termine vereinbart
sie an Pfarrer, Kaplan, Gemeindereferent oder Diakon
weiterleitet
Institutionen und Behörden nennt, die ihnen
weiterhelfen können
Ort der Information
Wo Gemeinde gemeinsam von haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen
verantwortet wird, müssen viele Brücken geschlagen werden. Das kann beispielsweise so
geschehen:
Einladungen und Protokolle für die einzelnen
Arbeitsgruppen werden geschrieben und weitergeleitet, Anschriften von Neuzuzügen
übermittelt, ebenso Meldungen von Krankenhausaufenthalten, Wünsche für Hausbesuche oder
Krankenkommunion, Terminabsprachen und -weitergabe usw.
Ort der Organisation und Verwaltung
Ein gut funktionierendes Pfarrbüro unterstützt die Seelsorge und
die Seelsorger in verschiedener Hinsicht durch
Telefondienst
Terminabsprachen und
-weitergabe
Führung der
Gemeindekartei
Führung der
Kirchenbücher
Führung der Registratur
Erledigen des
Schriftverkehrs
Führung des Termin- und
Veranstaltungskalenders
Ausstellen von
pfarramtlichen Urkunden, Bescheinigungen
und Beglaubigungen
Beschaffung und
Verwaltung von Materialbeständen.
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